Scrivere Chiaro – 10 regole per scrivere documenti e comunicati aziendali

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Fonte: Commissione Europea

 1. Chiaritevi le idee prima di incominciare a scrivere

Un discorso chiaro può nascere unicamente da un pensiero chiaro. Occorre quindi definire i punti seguenti:

–       Destinatari del documento
–       Obiettivi del documento
–       Punti essenziali del testo:un metodo utile è quello delle sette domande, noto   
         fin dall’antichità (Quis? Quid? Quibus auxiliis? Cur? Quomodo? Quando?), il quale
         consente d’identificare le informazioni di maggior rilievo:

  • COSA? Il messaggio essenziale
  • CHI? Le persone interessate
  • QUANDO? Giorni, ore, tempi, scadenze
  • DOVE? Luoghi
  • COME? Circostanze, spiegazioni
  • PERCHÉ? Cause e/o obiettivo
  • QUANTO? Dati calcolabili e misurabili

2. Pensate a chi legge

Siate diretti e interessanti.Tenete sempre presente chi sono i vostri lettori: non soltanto il vostro capo o chi debba rivedere i vostri testi, ma gli utilizzatori finali. Loro hanno fretta come voi. Chiedetevi chi sono, cosa sanno già e di quali chiarimenti hanno bisogno. Tentate di vedere l’argomento che trattate mettendovi nei panni dei lettori:

  • Coinvolgeteli
  • Immaginatevi quali domande
  • Tenete vivo il loro interesse

 3. Curate la struttura del documento

Quando incominciate: Se il documento contempla un sommario cominciate da lì: potreste accorgervi che basta quello! Mettetelo sempre all’inizio del documento, perché è la prima (e a volte anche l’unica) parte che la gente leggerà.
Assicuratevi che risulti chiara la concatenazione delle varie parti del testo, in modo da aiutare i lettori a seguire il vostro ragionamento e la logica del discorso. Usate intestazioni e sottotitoli esplicativi per dare rilievo ai punti più importanti.  Pensate come far valere al meglio i vostri argomenti ed a rendere nel contempo leggibile il documento: icone, grafici o tabelle potrebbero sostituire parti di testo scritto? È opportuno aggiungere un glossario o un elenco di definizioni?
L’introduzione e la conclusione sono spesso le parti più lette. Può succedere che un lettore vada direttamente alla conclusione. Fate quindi in modo che sia chiara, concisa e pertinente.
Quando scrivete: Siate quanto più possibile concisi.
Una volta terminato: procedere a revisione e controlli.

 4. Semplicità + brevità = chiarezza

Brevità:Il valore di un documento non dipende dalla sua lunghezza. I lettori certamente non apprezzeranno un testo di 20 pagine più di uno di 10 quando si rendano conto che per dire quanto c’era da dire 10 pagine bastavano. È anzi probabile che la perdita di tempo li irriti.
Frasi inutilmente lunghe rappresentano un grave ostacolo alla chiarezza nei documenti della Commissione europea.
Semplicità: Quando è possibile usate parole più semplici. Un linguaggio semplice non vi farà sembrare meno colti o eleganti, ma conferirà anzi maggior credibilità alle vostre parole.

 5. Siate coerenti – curate la logica delle frasi

Talvolta ci troviamo a scrivere (o correggere) testi che servono a presentare un gran numero di fatti e d’idee.
Nominate il soggetto delle singole azioni, se non è chiaramente identificabile, e riportate le azioni nell’ordine in cui si verificano.
Attenti a valorizzare le informazioni che contano collocandole al posto giusto nella frase!All’occorrenza tentate di dare un finale forte alle vostre frasi — è la parte che i lettori ricorderanno.

 6. Eliminate i sostantivi inutili – i verbi rendono il discorso più scorrevole

Un modo semplice per scrivere più chiaramente consiste nel sostituire un sostantivo con un verbo.

 7. Siate concreti

I messaggi concreti sono chiari, mentre il linguaggio astratto può risultare vago e fuorviante. Un eccesso di astrazione può addirittura indurre chi legge a ritenere che non conoscete l’argomento su cui scrivete o che avete secondi fini.

 8. Preferite la forma attiva dei verbi

Un altro trucco per scrivere più chiaramente consiste nell’usare la forma attiva dei verbi (“il comitato ha deciso che”) piuttosto che quella passiva (“in sede di comitato si è deciso di..). Ciò non significa che le forme passive siano da evitare in ogni caso, dato che possono rivelarsi utili ad esempio quando è superfluo identificare il soggetto dell’azione (“Tutto il personale è invitato a scrivere in modo chiaro”)

 9. Fate attenzione a falsi amici, alle espressioni gergali e alle abbreviazioni

I falsi amici sono parole di lingue diverse che, pur assomigliandosi, hanno in realtà significati differenti.
Evitate le espressioni gergali o perlomeno spiegatele. Quando leggono un testo scritto in gergo le persone esterne però, e in particolare il grande pubblico, debbono compiere uno sforzo maggiore del necessario o comunque di quello che sono disposte a fare.
Andateci piano con abbreviazioni e sigle. Troppe abbreviazioni poco familiari possono rendere poco comprensibile un documento e far addormentare il lettore: (FESR + FEAOG + PAC = ZZZ…).

 10. Rivedete e controllate

Usate i correttori ortografici e grammaticali, tenendo però sempre presente che non rilevano tutti gli errori.
Rileggete il vostro documento con occhio critico mettendovi nei panni del lettore.
A seconda della natura del documento vi sono due servizi da consultare:

     –  Pagine web: per sottoporre a revisione le pagine principali di un sito web in
        formato html inviate una domanda via Poetry.

     –  Altri documenti:
                   • (in inglese o francese): inviateli alla unità di Editing.
                   • (in un’altra lingua ufficiale dell’UE): per documenti importanti 
                     in qualsiasi lingua ufficiale potete chiedere la revisione linguistica persona  
                     di madrelingua. Inviate una domanda via Poetry chiedendo il prodotto
                    REV.

 

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