Secondo certe valutazioni, abbastanza verosimili, negli ultimi 15 anni il volume della vostra corrispondenza è più o meno triplicato. Ecco alcuni suggerimenti per gestire razionalmente questa massa di posta elettronica.
1) POSTA IN ARRIVO:
- fate fare una prima cernita, inserendo le mail in cartelle diverse.
- le comunicazioni prive di importanza, cestinatele subito
- le altre, inoltratele direttamente agli interessati
- Evidenziate le pratiche che richiedono un’immediata evasione
- Se possibile, prendete in mano ogni pratica una volta sola.
2) POSTA IN USCITA/PARTENZA
Alcuni accorgimenti per risparmiare tempo:
- “Risposta immediata”: rispedite la mail originale, con un’annotazione di vostro pugno
- Fate preparare dei format e-mail per le comunicazioni-lampo ed usateli
- Riflettete: al posto della mail, è più razionale usare il telefono, oppure spedire un fax?
- Preparate dei fac-simile per le mail ricorrenti, o fatele memorizzare su PC
- Evadete la vostra corrispondenza “a blocchi”
- Siate chiari e concisi
