Spesso non danno i risultati sperati perché non sono rispettate le regole del gioco. Il moderatore deve far sì che i partecipanti non perdano di vista l’obiettivo comune per fare in modo che il tempo investito faccia portare a casa qualcosa di concreto. Cosa bisogna tenere bene a mente:

  1. TEMA: assicuratevi che tutti i partcipanti siano al corrente del tema dell’incontro e dello scopo che esso si prefigge, ma anche che sappiano chi partecipa alla conferenza. Così, avranno l’opportunità di fornire spunti e porre domande specifiche ai partecipanti competenti in determinate aree.
  2. ARTICOLAZIONE:  suddividere i temi in diversi punti e badate che tale suddivisione sia rispettata, per evitare che si discutano diversi problemi contemporaneamente.
  3. COINVOLGIMENTO: non devono formarsi piccoli gruppi, ognuno dei quali va avanti per conto suo, vanno coinvolti tutti i partecipanti.
  4. RIASSUMERE: gli interventi più lunghi e ripetere in parole semplici gli argomenti più difficili, in modo che tutti riescano a seguire.
  5. OBIETTIVO DELL’INCONTRO: rendere chiaro subito l’obiettivo dell’incontro, se un oratore si dilunga troppo o divaga, interrompetelo subito.
  6. GESTIRE OPINIONI CONTRASTANTI: evitate che opinioni personali degenerino in attacchi personali; ma evitate anche che eventuali rivalità personali vengano a galla con la scusa del dibattimento.
  7. RICAPITOLARE I RISULTATI via via ottenuti, per impedire che nelle fasi successive del colloquio si tornino a dibattere punti già decisi.
  8. CONDIVIDETE: le vostre prospettive e ciò che avete imparato con i partecipanti alla conferenza. In questo modo lavorerete sul vostro brand personale e otterrete stima dagli altri membri.

QUINDI?

Questa è la parola chiave da utilizzare al termine dell’incontro per accertarvi che tutti i partecipanti abbiano ben chiari i risultati a cui si è giunti, le questioni che restano in sospeso, le iniziative da prendere e chi le deve prendere affinché la riunione possa portare i frutti desiderati.

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