11 consigli lean per gestire la mail in efficienza

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Secondo certe valutazioni, abbastanza verosimili, negli ultimi 15 anni il volume della vostra corrispondenza è più o meno triplicato. Ecco alcuni suggerimenti per gestire razionalmente questa massa di posta elettronica.

1) POSTA IN ARRIVO:

  1. fate fare una prima cernita, inserendo le mail in cartelle diverse.
  2. le comunicazioni prive di importanza, cestinatele subito
  3. le altre, inoltratele direttamente agli interessati
  4. Evidenziate le pratiche che richiedono un’immediata evasione
  5. Se possibile, prendete in mano ogni pratica una volta sola.

2) POSTA IN USCITA/PARTENZA
Alcuni accorgimenti per risparmiare tempo:

  1. “Risposta immediata”: rispedite la mail originale, con un’annotazione di vostro pugno
  2. Fate preparare dei format e-mail per le comunicazioni-lampo ed usateli
  3. Riflettete: al posto della mail, è più razionale usare il telefono, oppure spedire un fax?
  4. Preparate dei fac-simile per le mail ricorrenti, o fatele memorizzare su PC
  5. Evadete la vostra corrispondenza “a blocchi”
  6. Siate chiari e concisi

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